Lorsqu’on intègre un parti politique élu dans une commune et que l’on a comme mission d’être secrétaire, il faut alors rendre des comptes durant les réunions et les conseils municipaux. Le rendu et la rédaction de ces délibérations peuvent parfois être floues et peu précises.
Alors, comment rédiger un bon compte rendu pendant une séance dans la mairie de votre ville ? C’est ce que nous allons vous expliquer dans cet article.
Quel est le rôle d’un compte rendu ?
Tout d’abord, il est important et nécessaire de définir ce terme souvent employé. Il désigne un document PDF à portée stratégique et politique qui a pour but d’être rédigé avec un grand professionnalisme. Ce qui s’explique, car l’ensemble des discussions et des délibérations de la séance y seront inscrites et lues par quelques conseillers municipaux de la ville.
En d’autres termes, il retrace les décisions prises par le conseil communal sur les affaires et les projets inscrits sans réellement détailler et retracer l’ensemble des débats, faits et actions.
Il est affiché dans les huit jours à la porte de la mairie.
De plus, le juge exige deux aspects rédactionnels qui sont :
- Les extraits visent à être soulignés par des points essentiels du procès-verbal en question. La rédaction doit être claire et comprise par tous avec un sens explicite et intelligible
- Les noms des conseillers municipaux qui s’y sont présentés doivent être notés pour respecter l’article L2131-11 du CGCT. En outre, un conseiller présent qui pense que ce compte rendu ne représente pas exactement la réunion et les débats du jour puisque ses paroles ont été transformées peut s’opposer à la publication de celui-ci. Il peut refuser la signature de la délibération.
L’exécution des délibérations pendant le conseil est donc attachée et liée à la rédaction du document de la séance du conseil municipal.
Quelle est la structure d’un bon compte rendu ?
Il est important de savoir que ces rendus sont conditionnés par des règles rédactionnelles à suivre et à respecter.
Cette rédaction se passe en quatre phases distinctes et nécessite d’abord de définir un modèle en question. Des éléments essentiels doivent figurer sur la page de garde comme :
- La date de la délibération du conseil municipal
- La date de convocation à la réunion
- La date, l’heure et le lieu de celle-ci
- Les thématiques présentées
- Le nom du représentant du conseil
- Le nom du secrétaire désigné pour écrire le document de la réunion
- Le nom des participants à l’assemblée et l’étude de leurs discours comme les directeurs de services sur les projets discutés
- La liste des personnes présentes et absentes durant le conseil
- Le logo visuel de la commune est vivement conseillé
Ce document doit ainsi obtenir la signature du président et du secrétaire lui-même. Comme nous l’avons dit ci-dessus, il vise à retranscrire les opinions et interventions de chaque conseiller présent lors de l’adoption de la délibération. Il est impossible d’y inscrire des paroles diffamatoires ou injurieuses sous peine de non-publication, car cela pourrait dégrader l’image de la commune.
Ensuite, arrive l’ouverture de la séance et les points de l’ordre de la réunion. Vous devez rapidement présenter les points de l’ordre et les projets abordés sans réelles précisions. Puis, inscrire les résultats de la délibération. Dans le cas où il n’y pas eu d’unanimité durant la séance, alors écrivez les noms de chaque élu et de son vote personnel.
Clôturez ensuite avec l’heure de fin et la date du futur conseil en approche. Vous devez vous relire et n’avoir rédigé que quelques pages pour l’affichage et la publication du compte rendu. Peu de pages, contrairement au procès-verbal, facilitent, en effet, la publication.
Soyez efficace et allez directement au sujet principal dans votre rédaction.
Les étapes en amont pour se préparer à la rédaction
Les secrétaires doivent planifier et s’organiser pour, par la suite, rédiger de bons comptes rendus.
- D’abord, préparez votre trame avec tous les éléments que nous avons cités et que vous possédez déjà. C’est un réel gain de temps
- Prenez des notes, ou bien, enregistrez le conseil si vous ne pensez pas retenir et retranscrire toutes les informations à temps. Vous pourrez ensuite utiliser l’enregistrement en second plan
- Puis, présenter la séance de façon aérée avec une police raisonnable, de nombreux titres, des listes et des phrases en gras
Enfin vient la rédaction au propre avec des phrases bien construites et rédigées grâce à votre trame.
En résumé, votre compte rendu est indispensable pour tous les membres municipaux et pour la continuité des conseils. Il doit être bien rédigé et comporter une structure agréable à la lecture ni trop longue pour être visuelle sur la porte de la mairie de votre ville. Ce document PDF doit comporter un certain nombre de points et de règles à suivre. La rédaction est un travail difficile et mérite d’être préparé. Enfin, le compte rendu est totalement différent du procès-verbal.